Akademia Zencal
W przypadku, gdy chcesz zaplanować spotkanie samodzielnie, możesz to zrobić z panelu w Zencal. Wówczas to ty uzupełniasz dane swojego klienta, ustalasz termin spotkania, a cały proces związany np. z powiadomieniami zostaje oczywiście zachowany.
Żeby zaplanować spotkanie ręcznie, musisz skorzystać z przycisku "Utwórz spotkanie", który jest widoczny nad kalendarzem Zencal.
Możesz planować zarówno pojedyncze spotkania, które są darmowe lub płatne, a także spotkania w serii, o których więcej dowiesz się poniżej.
Aby umówić pojedyncze spotkanie, jedyne, co musisz zrobić, to wybrać temat spotkania, wybrać klienta lub uzupełnić jego dane, takie jak e-mail, telefon oraz imię i nazwisko. Następnie musisz wybrać datę spotkania, strefę czasową, i zatwierdzić spotkanie. Opcjonalnie możesz również utworzyć notatkę zewnętrzną, która będzie widoczna tylko dla ciebie w podglądzie tego spotkania. W przypadku, gdy twój klient jest również użytkownikiem Zencal, w tym wypadku jesteśmy w stanie zasugerować ci najbliższe dostępne terminy spotkań, które są dostępne zarówno dla ciebie, jak i dla twojego klienta. W przypadku klientów, którzy nie są użytkownikami Zencal, musisz zadbać o zgodność terminu samodzielnie.
Po zatwierdzeniu spotkania zostaną wysłane wszystkie powiadomienia, które masz zdefiniowane dla wybranego wcześniej tematu spotkania. Spotkanie zostanie oczywiście oznaczone jako potwierdzone.
W przypadku planowania spotkania dla tematu, który został przez ciebie skonfigurowany jako temat płatny, pojawi się dodatkowe pole z wyborem wariantu płatności.
Dodatkowo, jeżeli korzystasz z więcej niż jednej bramki płatności, będziesz w stanie wybrać metodę płatności przeznaczoną dla tego spotkania.
Po uzupełnieniu wszystkich danych i zatwierdzeniu takiego spotkania, w efekcie końcowym zobaczysz link do bramki płatności, którą wybrałeś wcześniej, który możesz wysłać do swojego klienta. Link jest ważny przez 90 minut, podczas których twój klient musi dokonać płatności, ponieważ w tym momencie spotkanie zostało utworzone, ale nie zostało jeszcze potwierdzone. Potwierdzenie spotkania oraz co za tym idzie wysłanie wszystkich powiadomień zostanie wykonane dopiero w momencie dokonania płatności przez klienta.
W przypadku, gdy twój klient nie opłaci spotkania przez 90 minut od wygenerowania linku do płatności, spotkanie zostaje automatycznie odrzucone, co zwalnia termin spotkania dla innych klientów.
W przypadku spotkań płatnych, które zostały utworzone, ale nie są jeszcze opłacone, zobaczysz je w swoim kalendarzu jako obramowane wydarzenia bez kolorowego tła. W przypadku, gdy chcesz potwierdzić spotkanie ręcznie, możesz to zrobić klikając takie spotkanie, wchodząc do podglądu jego informacji, klikając wewnątrz przycisk "Potwierdź spotkanie".
W Zencal masz możliwość zaplanowania spotkań w serii. W tym celu wybierz opcję "Zaplanuj serię" oraz ustal datę pierwszego spotkania w serii, informacje na temat tego, co ile dni lub tygodni ma się powtarzać dane spotkanie oraz w jakie dni chcesz, aby to spotkanie było powtarzane. Następnie określ również, kiedy kończy się ta seria. W tym przypadku masz dwie opcje do wyboru: możesz określić konkretny dzień zakończenia serii spotkań, lub możesz określić, po ilu spotkaniach ma zostać zakończona ta seria.
Następnie kliknij przycisk "Sprawdź daty dla serii", co spowoduje, że po prawej stronie zobaczysz listę sugerowanych terminów wraz z wyszczególnieniem dat, które nie pasują do twojego harmonogramu lub wykraczają poza określone w nim terminy. Jedyne, co musisz zrobić, to zatwierdzić planowanie serii, a spotkania zostaną automatycznie utworzone, a następnie potwierdzone.
Jeżeli planujesz spotkania w serii dla tematu, który jest tematem płatnym, wówczas zaplanujemy wysyłkę maili z linkami do płatności za każde spotkanie w serii. Link do płatności zostanie wysłany do twojego klienta siedem dni przed spotkaniem, następnie wyślemy do niego przypomnienie o płatności 72 godziny przed spotkaniem, a ostateczne przypomnienie o płatności wyślemy do niego 24 godziny przed spotkaniem.
Każdy link do płatności posiada swoją ważność, która upływa 8 godzin przed spotkaniem. 8 godzin przed spotkaniem w serii, jeśli nie zostało ono opłacone, zostaje ono automatycznie odrzucone, tak aby zwolnić termin dla innych twoich klientów.
W przypadku, gdy jesteś na profilu zespołu, możesz również zaplanować spotkanie dla członka zespołu, wybierając wcześniej organizatora spotkania. Powoduje to, że lista miejsc spotkań oraz lista tematów spotkania zostają dopasowane do wcześniej wybranego organizatora. Pozostałe elementy formularza działają dokładnie tak samo, jak opisane powyżej.
